Curso e-admin en Huesca (y III)

Cumpliendo mi amenaza, ahí va la última sobre el curso de la semana pasada, centrada en Gestión Documental.

Fina Solá Gasset, responsable de gestión documental de la Diputación de Barcelona, dio un repaso general e intenso a la teoría de un sistema de gestión documental como elemento indispensable de apoyo a la gestión de los expedientes de forma electrónica. Sobre estos conceptos, sigo preguntándome si desde la perspectiva de la gestión de información, estamos realmente avanzando de manera adecuada a la velocidad del cambio necesario. Me explico:

La base de la gestión documental sigue estando en el empeño de utilización del modelo de Cuadro de Clasificación que la teoría Achivística utiliza como guía para la agrupación y localización de documentos, con sus series documentales, su concepto de documento, el respeto a la procedencia y los rígidos criterios de expurgo de documentos ligados a la vida administrativa de los mismos.

El modelo ha sido útil durante años en los archivos, no se puede dudar de ello. En los últimos años estos se han incorporado de forma eficiente al uso de las nuevas tecnologías y han incorporado tanto el uso de herramientas de búsqueda y organización como de vaciado de la información, pero el nuevo modelo requiere, creo yo, que también nos liberemos de ciertos aspectos ligados a la Archivística que defendió como panacea de la gestión documental:

Por un lado, el propio concepto de documento sigue siendo utilizado como un soporte de datos acompañado de las firmas correspondientes y como tal, ha de guardarse, custodiarse, expurgarse o lo que necesite en cada momento. Pero la realidad actual es que lo relevante ya no son tanto los documentos como los propios datos, que son lo que de verdad aporta valor fehaciente sobre los hechos que se quieren demostrar documentalmente. Esto es, ¿para qué realmente se necesita conservar un “PDF” que certifique la fecha de otorgamiento de una licencia, con sus correspondientes firmas y “gastar” recursos en hacer legible este formato para la historia, si lo que importa realmente es cómo la aplicación de gestión correspondiente alberga y hace seguros los datos relativos a la transacción que da lugar al otorgamiento de la licencia?. Lo que es valioso, entonces, es la preservación de los datos relativos a la fecha de otorgamiento, a la autoridad que firmó la concesión, los efectos que produce, a quién se le otorga, etc, etc. y que pueda ser proporcionado el acceso a los propios datos en el soporte que en cada caso sea necesario; lo que viene a ser proporcionar en determinado formato “legible” acompañado de toda la información que los valide procedimentalmente.

Más o menos: yo tengo estos datos y te los “imprimo”, ofrezco en consulta o pongo a tu disposición con seguridad procedentes del repositorio de datos, no de documentos, que ya no son “necesarios” de forma permanente.

Y sobre el expurgo de documentos: Los elementos ligados a la transferencia al archivo general o la teoría de la “vida de los documentos”, ¿qué pretendían solucionar cuando fueron inventados?. Pues problemas de espacio, básicamente: Saquemos papel o no lo guardemos, que nos hemos quedado sitio.

Pero si los datos nacen digitales en aplicaciones de gestión y ahí se firman, trabajan, consultan, securizan y comunican, ¿qué papel juega ahí la transferencia al archivo?. ¿Y para qué, realmente, si se puede conservar todo siempre sin apenas coste, sirve ahora el expurgo?.

Uniéndolo con las opiniones del profesor Barnés, nos hemos empeñado, ahora desde la perspectiva de la otra profesión aludida, a conservar un procedimiento viejo haciéndolo entrar con calzador en el nuevo entorno y, como el zaptao de Cenicienta, a las hermanas no le entra, no.

Tenemos también que darle una “vuelta” a esto, ¿no?

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5 Responses to “Curso e-admin en Huesca (y III)”

  1. Paco Alcaide Says:

    En base a esto me se me viene a la cabeza de forma inmediata que para poder acceder a los datos en cualquier momento, tras posiblemente años de custodia, obviamente el sistema elegido para ello, no puede estar vinculado a un entorno privado ni a un estándar de almacenamiento cerrado, y por tanto, al menos para el archivo de docu-datos ;-), se hace necesario el uso de herramientas y estándares libres.

    Por otro lado, estoy contigo en que habría que focalizar nuestro objetivo en la custodia de los datos, no así de los documentos, pero pienso también que habría que entender (tiene matices técnicos mi razonamiento) que en el fondo, para el usuario no tiene sentido el dato solo, una fecha, una firma, etc. pero que en conjunto si tienen sentido e incluso un nombre (por ejemplo “solicitud de licencia”), de ahí que haya usado el termino docu-datos.

    • bayaceto Says:

      Gracias por tus comentarios Paco.
      Desde la perspectiva del usuario, el dato es importante para consultas, pero siempre tendríamos que tener dispuesto el “sistema” para generarle su docu basado en ellos. “Estos son sus datos. ¿Quiere su documento?. Descarguelo.
      Estos datos aislado, claro que no tienen “sentido total” para él. Nosotros los albergamos como datos y le proporcionamos acceso debidamente etiquetados y en forma de información legible.
      En cuanto al sistema libre para el sistema de docudatos, ¿qué hay más libre que la combinación binaria, jejeje?. Los almacenamos como sólo la informática es capaz y decidimos el soporte de ellos basados en la libertad, of course.

  2. joaquin Says:

    Comparto contigo lo que con acierto manifiestas sin embargo, es necesario a mi juicio una mayor abstracción sobre la acepción de el término documento. La tramitación electrónica nos llevará – al menos yo no lo dudo – a una variación conceptual de lo que hoy entendemos por documento de tal modo que bajo esta denominación en un futuro cercano nos encontraremos desde el documento tradicional, a un fichero de voz, una grabación de video, una huella digital o un fichero de Autocad con los planos de una determinada obra para solicitar, por ejemplo, una licencia urbanística.

    Bajo esta perspectiva comparto la definición de documento electrónico que establece: “ es aquélla información registrada, que se produce o recibe en el marco de la gestión de una actividad institucional o personal y que engloba el contenido, el contexto y la estructura, sirviendo de prueba a la actividad que le ha dado origen, mediante la utilización de medios electrónicos.” Desarrollada por el Consejo Internacional de Archivos que desde hace ya años viene trabajando tanto en la informatización de archivos, como en el desarrollo de la Gestión de los Documentos Electrónicos.

    No parece al menos en principio apropiado, transgredir la unidad de los datos en cuanto a su consideración como “documento” y ello porque dicha política sería solamente aplicable a ciertos “documentos”, aquellos en que es posible la separación.

    Otra cuestión diferente es que entiendo, opinión que comparto con una parte de la doctrina al respecto, que el procedimiento administrativo electrónico no debe considerarse como la mera tramitación electrónica del expediente administrativo tradicional, sino que se trata de una nueva forma de tramitación que precisamente busca, conservando los principios básicos del ordenamiento jurídico, dotar a la administración de mayor celeridad y eficacia, desterrando la concepción decimonónica de expediente administrativo de la actividad pública.

    A modo de ejemplo nada impide que en el futuro, por hablar de una de las fases del procedimiento, una solicitud de iniciación sea realizada mediante una grabación de video firmada digitalmente por el interesado, donde se cumplan los requisitos establecidos en la LPA. Difícilmente podremos hablar de administración electrónica si carecemos de la estructura suficiente para admitir dicha solicitud e iniciar el expediente electrónico correspondiente.

    Todo esto no es óbice para que – en mi opinión – y teniendo en cuenta la implantación de la sede electrónica y su importancia, recapacitemos sobre los contenidos de los archivos de documentos electrónicos y las paginas Web de las instituciones publicas acudiendo y haciendo participes a quienes desde hace años ordenan y gestionan la información de manera adecuada mejorando su acceso, y me refiero a documentalistas, archiveros y bibliotecarios, adecuando los contenidos a una CDU o CDD apropiada, mejorando de esta forma el acceso a la información por parte de los ciudadanos.

  3. Jaime Says:

    Coincido con Joaquín que equiparar documento a papel (aunque sea un PDF) es un error. Documento electrónico puede ser un fichero de video, de audio, o simplemente un conjunto de datos estructurados mediante XML, lo que facilitaría un tratamiento automatizado del mismo. En todos los casos ha de poder verificarse tanto la fecha como la firma del autor o presentador.
    Respecto al formato XML con datos estructruados, lo de menos es la “presentación para humanos” del documento mediante un fichero PDF o una página web, ya que lo importante son los datos y cómo procesarlos y validarlos.
    No es nuevo almacenar registros de datos (podría tratarse de un documento) en registros de ficheros o de bases de datos con una estampación de fecha y hora y un código que permite validar que no ha sido alterado.

    • bayaceto Says:

      Gracias por la visita y el comentario Jaime. Creo que estamos de acuerdo todos con que hay que tratar el término de forma más amplia. Como acabe presentada la información para que el usuario lo vea “comprensible” es casi intrascencendente para la gestión, ya que el valor lo dan, como dice Jaime, los datos: quién, el qué, el cuándo y la integridad.
      Para ello no sólo necesitamos otro procedimiento administrativo, también necesitamos otros “archiveros”.

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