Archive for June, 2009

Curso e-admin en Huesca (y III)

25 June 2009

Cumpliendo mi amenaza, ahí va la última sobre el curso de la semana pasada, centrada en Gestión Documental.

Fina Solá Gasset, responsable de gestión documental de la Diputación de Barcelona, dio un repaso general e intenso a la teoría de un sistema de gestión documental como elemento indispensable de apoyo a la gestión de los expedientes de forma electrónica. Sobre estos conceptos, sigo preguntándome si desde la perspectiva de la gestión de información, estamos realmente avanzando de manera adecuada a la velocidad del cambio necesario. Me explico:

La base de la gestión documental sigue estando en el empeño de utilización del modelo de Cuadro de Clasificación que la teoría Achivística utiliza como guía para la agrupación y localización de documentos, con sus series documentales, su concepto de documento, el respeto a la procedencia y los rígidos criterios de expurgo de documentos ligados a la vida administrativa de los mismos.

El modelo ha sido útil durante años en los archivos, no se puede dudar de ello. En los últimos años estos se han incorporado de forma eficiente al uso de las nuevas tecnologías y han incorporado tanto el uso de herramientas de búsqueda y organización como de vaciado de la información, pero el nuevo modelo requiere, creo yo, que también nos liberemos de ciertos aspectos ligados a la Archivística que defendió como panacea de la gestión documental:

Por un lado, el propio concepto de documento sigue siendo utilizado como un soporte de datos acompañado de las firmas correspondientes y como tal, ha de guardarse, custodiarse, expurgarse o lo que necesite en cada momento. Pero la realidad actual es que lo relevante ya no son tanto los documentos como los propios datos, que son lo que de verdad aporta valor fehaciente sobre los hechos que se quieren demostrar documentalmente. Esto es, ¿para qué realmente se necesita conservar un “PDF” que certifique la fecha de otorgamiento de una licencia, con sus correspondientes firmas y “gastar” recursos en hacer legible este formato para la historia, si lo que importa realmente es cómo la aplicación de gestión correspondiente alberga y hace seguros los datos relativos a la transacción que da lugar al otorgamiento de la licencia?. Lo que es valioso, entonces, es la preservación de los datos relativos a la fecha de otorgamiento, a la autoridad que firmó la concesión, los efectos que produce, a quién se le otorga, etc, etc. y que pueda ser proporcionado el acceso a los propios datos en el soporte que en cada caso sea necesario; lo que viene a ser proporcionar en determinado formato “legible” acompañado de toda la información que los valide procedimentalmente.

Más o menos: yo tengo estos datos y te los “imprimo”, ofrezco en consulta o pongo a tu disposición con seguridad procedentes del repositorio de datos, no de documentos, que ya no son “necesarios” de forma permanente.

Y sobre el expurgo de documentos: Los elementos ligados a la transferencia al archivo general o la teoría de la “vida de los documentos”, ¿qué pretendían solucionar cuando fueron inventados?. Pues problemas de espacio, básicamente: Saquemos papel o no lo guardemos, que nos hemos quedado sitio.

Pero si los datos nacen digitales en aplicaciones de gestión y ahí se firman, trabajan, consultan, securizan y comunican, ¿qué papel juega ahí la transferencia al archivo?. ¿Y para qué, realmente, si se puede conservar todo siempre sin apenas coste, sirve ahora el expurgo?.

Uniéndolo con las opiniones del profesor Barnés, nos hemos empeñado, ahora desde la perspectiva de la otra profesión aludida, a conservar un procedimiento viejo haciéndolo entrar con calzador en el nuevo entorno y, como el zaptao de Cenicienta, a las hermanas no le entra, no.

Tenemos también que darle una “vuelta” a esto, ¿no?

Curso e-admin en Huesca (II)

24 June 2009

La última sesión del curso, la de Javier Barnés Vázquez, catedrático de Derecho Administrativo de la Universidad de Huelva, fue casi la única que citó el modelo 2.0 de relación social, sin ni siquiera hacer una sola mención al mismo de forma literal.

De hecho, la presentación de apoyo a la exposición en un documento de Word con letra extragrande y pasando página el ponente cual avezado lector, fue lo más alejado del ya uso habitual de elementos multimedia en exposiciones pero, como digo, fue lo más avanzado en citas al modelo de relación en red, colaborativo y “escuchante” que propone lo 2.0.

Algunas de las mejores menciones las twitteé de forma precipitada y están todas aquí, pero creo que el profesor resumió de forma acertada las necesidades de cambio del procedimiento administrativo por obsoleto y poco adecuado a la realidad tanto de la sociedad a la que intenta “proteger y servir” como a la propia administración que lo utiliza como regla de uso en la gestión. Algunas de sus aportaciones y que me llamaron la atención fueron:

  • Tanto la Ley 11/2007 como la de procedimiento administrativo común, no pretenden cambiar el modelo procedimiental. Aquélla hace “eléctrico2 el procedimiento, pero no aporta mejora en la gestión.
  • El procedimiento actual no se ajusta a la realidad de las administraciones ni de la sociedad.
  • Déficits del procedimiento administrativo actual:
    • 1.- No contempla la regulación de acciones de tipo informal.
    • 2.- No regula, ni pretende, la participación activa.
    • 3.- No busca consensos entre los afectados por la norma.
  • La normativa tiende a ser una foto fija, algo que pretende estabilidad, cuanto el entorno social ya no admite este tratamiento.
  • Hay que pasar del procedimiento tipo judicial, en un entorno jerárquico y de carácter impositivo al modelo tipo gestión (administrativo), en un entorno organizativo en red y regulado de forma cooperativa.
  • El procedimiento administrativo moderno debe ser instrumento que acompaña el ciclo de la política pública y no ser un objetivo en si mismo como actualmente lo es.

Bueno, qué decir. La teoría del Derecho, en boca de un catedrático, por delante de la práctica.
Tenemos que ir a por esto, sí señor.
Seguirá otro post sobre el tema de la gestión documental, amenazo.

Curso e-admin en Huesca

18 June 2009
Huesca

Huesca

Mientras todos los expertos en 2.0, como diría Julia Alonso, se equivocan en la Red innova, yo me he venido a descubrir Huesca, donde ya quiero vivir para siempre. ¡Qué hostelería, qué gusto en los escaparates, qué pastelería, qué plazas, qué gente, señor, que gente!!.

El programa del curso, organizado por la Fundación Democracia y Gobierno Local y celebrado en la sede de la Diputación de Huesca, se ha centrado en los aspectos jurídicos del procedimiento de la prestación de servicios electrónicos a la que obliga la Ley 11/2007, lo que llamó mi atención por ser este aspecto de lo que nos traemos entre manos lo que está haciéndonos andar en círculos desde hace meses a cualquiera que, desde posturas más irreverentes  e ignorantes sobre el Derecho administrativo (la mía), pretendemos construir en nuestras administraciones el entorno adecuado a la prestación eficaz ¿sencilla? de servicios electrónicos.

Comentarios sobre casi todas las sesiones los tenéis en Twitter bajo el hashtag #oscaeadmin. Salvo la mesa redonda, que ha puesto en evidencia que no todas las personas intelegentes del país estaban en Madrid estos días, casi todas las ponencias me han dado mucho miedo. Y eso que ninguno se mostró ni en contra ni intentó dejar en evidencia la norma. Al contrario, todos querían construir sobre ella. Todos la interpretaron y, en eso sí coincidieron, todos nos la leyeron. ¡¡Cachis, si lo sé, no pierdo estos dos años leyéndola p’atrás y p’alante!!.

Una de las cosas que más miedo me dió fue el empeño de la judicatura, en boca del magistrado (glups!) Alberto Palomar Olmedo, de no creer a las aplicaciones informáticas. Y es que claro, ¿quién se va fiar de los cálculos y decisiones que una máquina pueda hacer sobre la base de logaritmos y contrucciones lógicas que construyen esos ignorantes ingenieros?. ¡Una aberración, vamos!.

La innovación de la judicatura lleva a dudar de este tipo de decisiones y para apoyar conjeturas, alegaciones y negaciones, unos (los buenos) y otros (los malos), se ponen a pedir en el marco de los procedimientos jurisdiccionales los “códigos fuente” e “informes de peritos expertos” que les aseguren que los programas hacen bien sus cálculos; lo que viene a ser como si para cada golpe de la aguja del segundero del reloj que cuenta  los plazos administrativos o para cada dos tantos anotados en el marcador del  Polideportivo local cuando juegan CASA contra VISITANTE, necesitásemos desmontar la máquina y contrastar la suma o el girar de cada corona para ver que la suma está bien hecha o que cada segundo dura un segundo.

Aunque algo exagerado por mi parte, las vueltas de tuerca que los expertos en Derecho le han dado a la notificación electrónica, al registro electrónico y a la gestión electrónica de los documentos, es que le quitan a uno las ganas de meterse en nada, pero no nos vamos a dejar, no.

La intranet, los sindicatos, la web

12 June 2009
Intranet de la Diputación

Intranet de la Diputación

La intranet ha sido un elemento que ha inaugurado, o más bien acompañado, la creación del Departamento de modernización administrativa y administración electrónica en la Diputación.

Basada en una herramienta de diseño y mantenimiento propia creada por la Empresa Pública de Informática (EPRINSA), la hemos puesto en marcha sin demasido criterio, sin objetivo claro y sin plan de difusión explícito.

Si añadimos que carece de servicios típicos de una “web del empleado” y que ha sido impulsada y creada por impulso más de aquélla que de la propia institución, tenemos un claro ejemplo de herramienta a la que no le se podría augurar un futuro demasiado halagüeño, desde la teoría.

Pero hete aquí que, como en otras ocasiones en que las herramientas de participación se ponen al servicio del público, el uso marcará su destino.

Con tres entrevistas personales con las secciones sindicales de la Dipu, hemos conseguido que éstas vean en ella un medio de difusión que deseaban y que han empezado a utilizar de forma habitual y con éxito. Dos de estas secciones sindicales mantiene una especie de pulso “publicador” en el entorno web dirigido a empleados digno de ser destacado, incorporando noticias útiles para los empleados y comenzando a ver el entorno de publicación web como alternativo al correo electrónico masivo que han entendido como más eficiente y útil.

Al mismo tiempo, la sección sindical de Comisiones Obreras, animada por cierto jefe de departamento (ejem, ejem), ha creado su propio blog que mantiene de forma casi diaria y que, si bien no es que sea ejemplo de 2.0, ha comenzado sus pinitos en el ámbito.

El servicio estrella de la intranet, eso sí, es el directorio telefónico, para el que por fin tenemos alguna herramienta de mantenimiento que permite tener los datos actualizados de forma inmediata, lo que ha sido gratamente recibido.

En fin, no es que sea mi sueño para una intranet, ni el ideal de la gestión de contenidos, pero tenemos algo sobre lo que podremos construir algo más. O eso espero.

Jornada sobre procedimiento administrativo electrónico

9 June 2009

Las estoy preparando.

A partir de una conversación con un asesor técnico del INSS, que me comentó su interés y el trabajo que se viene realizando por parte de algunos profesionales del Derecho en su ámbito sobre el tema, acordamos que pondríamos en contacto a profesionales de la administración local de la provincia y del propio INSS para que pudiesen hablar y asesorarse mutuamente sobre las necesidades del procedimiento en el nuevo entorno de prestación de servicios electrónicos.

Temas relativos a la gestión, validez y preservación de los documentos electrónicos, la adaptación del Sacrosanto PAC (no olvidéis el título del blog, please) y por supuesto la protección de datos personales.

La idea es poner en contacto, a partir de un par o tres de ponencias participativas, a profesionales del ámbito del Derecho y las nuevas tecnologías de la provincia de Córdoba y poder obtener uno o dos documentos de conclusiones más la creación de algún grupo de trabajo interadministrativo e interprofesional para llegar a algún sitio común que beneficie al ciudadano en su relación con la administración.

Admito consejo, críticas, nombres y recomendaciones. Gracias.

Seguiremos.