Mejora de procedimientos, or so…

Procedimiento

Procedimiento

Desde que me puse a este ajo en la Dipu (hace cosas de dos años y pico), mi obsesión era poder contar con ayuda externa para atacar lo que está en la base de cualquier plan de mejora: la mejora de los procesos de trabajo.

En la Administración es fácil encontrar cada vez más planes de modernización que se basan en el enfoque a procesos y los modelos de calidad y excelencia al uso citan este enfoque como el ideal para acercarse a la excelencia en la gestión.

Quizás no supe explicar bien o en el lugar adecuado la intención del proyecto que intenté plantear allá por febrero de 2008 y quedó en agua de borrajas. Aunque, poco a poco, estamos ejecutándolo.

Con la excusa de la convocatoria de subvenciones a la modernización (Innoval) de la Junta de Andalucía del año 2008, conseguí “colar” un proyecto de mejora de procedimientos que, igual pecando de  poco ambicioso, aunque realista, se centraba en la mejora de cuatro procedimientos clave en la organización, para utilizarlos como piedra de toque para extender el modelo a toda la organización.

Los procesos seleccionados lo fueron basándome en un estudio cuantitativo sencillo de las entradas de documentos a través del Registro General. A partir del análisis de los asuntos a los que afectaban, se acababa confirmando un particular Principio de Pareto: el 80% de estas entradas afectaban a un escaso número de procedimientos, exáctamente a cuatro.

Priorizando la mejora sobre estos cuatro procedimientos conseguiríamos mejorar servicios que incidían sobre una gran mayoría de usuarios, pudiendo acudir a mejorar los demás de forma progresiva y sin tener que montar una carísima revolución cultural en la Casa.

La mejora debe incidir sobre aspectos fundamentales del proyecto, por supuesto sobre la eficiencia y la eficacia de los mismos, pero también sobre la mejora regulatoria de los mismos, la reducción de trámites y debería estar orientada hacia la gestión electrónica integral de los mismos: puritito artículo 34 de la Ley 11/2007.

Y ahí estamos. Recién terminé el pliego de prescripciones técnicas que deberá regular la adjudicación de un contrato de servicios para mejorar estos cuatro procedimientos:

  • Gestión y publicación electrónicas del BOP.
  • Gestión de subvenciones.
  • Selección de personal y
  • Pago a proveedores.

Y en breve, si el Procedimiento lo permite, nos pondremos a trabajar sobre ellos para ver si somos capaces de cambiar. Que lo seremos.

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