Make it simple

Después de acabar el plazo de presentación de solicitudes de la primera convocatoria íntegra a través de web dirigida a entidades locales de la provincia, se abrirá en breve el de incorporación de documentación a requerimiento de los departamentos gestores.

Aquí viene lo bueno o no.

Como la gestión se ha convertido íntegramente en electrónica, lo ideal sería que siguiese así este segundo paso. Así que se ponemos en marcha dos acciones relativas a esta convocatoria para preservar la integridad digital del procedimiento.

Por un lado, la mayoría de errores mejorables por parte de los solicitantes corresponden a haber firmado electrónicamente documentos por personas nos competentes para algunos de ellos incorporados al expediente digital. Por ejemplo, ha firmado el alcalde lo que debería firmar el secretario.

Existiendo los documentos en la solicitud, sería engorroso que se volviesen a cargar todos los documentos firmados por la persona adecuada, así que hemos optado, al requerir la documentación, por, sencillamente, ofrecer esos mismos documentos “mal firmados” para que sean firmados por la persona competente.

En el tramitador, ya consta para cada solicitud las incidencias de cada una de ellas, junto con la “acción requerida” para cada solicitante. Ya tiene cada uno de ellos un correo electrónico enviado en el que consta lo que se le “notificará” por escrito (sí, esto es mejorable), así que el mismo día, podrán proceder a completar su expediente corrigiendo lo que se hizo de forma incorrecta. Falta la notificación electrónica, sí, pero estamos trabajando en ello. Ja!

A pesar de ello, seguirá entrando y saliendo papel, sí.

¿Qué haremos con el papel entrante a través del Registro general?. Incorporarlo digitalizado al expediente. Y aquí viene la “simpleza” inventada por el jefe de la banda, que no soy yo.

  1. A cada documento registrado, se le añade un etiqueta con su correspondiente código de barras, que se lee y se incorpora a la entrada en el registro general.
  2. Se digitaliza el documento con su código de barras incorporado.
  3. Una aplicación específicamente generada por la gente de la banda, encuentra el documento y lo remite a la aplicación de gestión correspondiente.
  4. Los gestores de la aplicación, encuentran en una “bandeja de entrada”, los documentos que este software ha encontrado como asignables a su procedimiento, que proceden a asignarlo a la solicitud correspondiente.

Nada fuera de la aplicación de gestión, todo queda en casa y digitalizado.

La tecnología ayuda, sí, pero las cabezas que las piensan, son más poderosas de todas ellas.

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2 Responses to “Make it simple”

  1. Jose Carmona Says:

    Pepe:

    El link del “jefe de labanda” sólo funciona si estás autenticado en facebook. Para que funcione correctamente Paco tiene que generar un perfil público en facebook.

    Saludos y rock and roll.

    • bayaceto Says:

      Cosa que nunca hará,… Cuento con lectores de personalidad digital múltiple, jejeje.
      Gracias

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