Cumpliendo mi amenaza, ahí va la última sobre el curso de la semana pasada, centrada en Gestión Documental.
Fina Solá Gasset, responsable de gestión documental de la Diputación de Barcelona, dio un repaso general e intenso a la teoría de un sistema de gestión documental como elemento indispensable de apoyo a la gestión de los expedientes de forma electrónica. Sobre estos conceptos, sigo preguntándome si desde la perspectiva de la gestión de información, estamos realmente avanzando de manera adecuada a la velocidad del cambio necesario. Me explico:
La base de la gestión documental sigue estando en el empeño de utilización del modelo de Cuadro de Clasificación que la teoría Achivística utiliza como guía para la agrupación y localización de documentos, con sus series documentales, su concepto de documento, el respeto a la procedencia y los rígidos criterios de expurgo de documentos ligados a la vida administrativa de los mismos.
El modelo ha sido útil durante años en los archivos, no se puede dudar de ello. En los últimos años estos se han incorporado de forma eficiente al uso de las nuevas tecnologías y han incorporado tanto el uso de herramientas de búsqueda y organización como de vaciado de la información, pero el nuevo modelo requiere, creo yo, que también nos liberemos de ciertos aspectos ligados a la Archivística que defendió como panacea de la gestión documental:
Por un lado, el propio concepto de documento sigue siendo utilizado como un soporte de datos acompañado de las firmas correspondientes y como tal, ha de guardarse, custodiarse, expurgarse o lo que necesite en cada momento. Pero la realidad actual es que lo relevante ya no son tanto los documentos como los propios datos, que son lo que de verdad aporta valor fehaciente sobre los hechos que se quieren demostrar documentalmente. Esto es, ¿para qué realmente se necesita conservar un “PDF” que certifique la fecha de otorgamiento de una licencia, con sus correspondientes firmas y “gastar” recursos en hacer legible este formato para la historia, si lo que importa realmente es cómo la aplicación de gestión correspondiente alberga y hace seguros los datos relativos a la transacción que da lugar al otorgamiento de la licencia?. Lo que es valioso, entonces, es la preservación de los datos relativos a la fecha de otorgamiento, a la autoridad que firmó la concesión, los efectos que produce, a quién se le otorga, etc, etc. y que pueda ser proporcionado el acceso a los propios datos en el soporte que en cada caso sea necesario; lo que viene a ser proporcionar en determinado formato “legible” acompañado de toda la información que los valide procedimentalmente.
Más o menos: yo tengo estos datos y te los “imprimo”, ofrezco en consulta o pongo a tu disposición con seguridad procedentes del repositorio de datos, no de documentos, que ya no son “necesarios” de forma permanente.
Y sobre el expurgo de documentos: Los elementos ligados a la transferencia al archivo general o la teoría de la “vida de los documentos”, ¿qué pretendían solucionar cuando fueron inventados?. Pues problemas de espacio, básicamente: Saquemos papel o no lo guardemos, que nos hemos quedado sitio.
Pero si los datos nacen digitales en aplicaciones de gestión y ahí se firman, trabajan, consultan, securizan y comunican, ¿qué papel juega ahí la transferencia al archivo?. ¿Y para qué, realmente, si se puede conservar todo siempre sin apenas coste, sirve ahora el expurgo?.
Uniéndolo con las opiniones del profesor Barnés, nos hemos empeñado, ahora desde la perspectiva de la otra profesión aludida, a conservar un procedimiento viejo haciéndolo entrar con calzador en el nuevo entorno y, como el zaptao de Cenicienta, a las hermanas no le entra, no.
Tenemos también que darle una “vuelta” a esto, ¿no?
Las estoy preparando.
